Любая компания в ходе своего развития рано или поздно сталкивается с ситуацией реорганизации. Этого требуют и реалии бизнеса, и изменчивые «как сердце красавицы» законы. Реорганизация компании – это стихийное бедствие, сравнимое с пожаром или переездом в новый офис. Меняется структура, меняются этапы и процессы документооборота. Уничтожение документов – один из важных процессов на этапе смены структуры организации.

Нет нужды говорить о том, что уничтожать документы – суровая необходимость. Мало того, что занимающие драгоценное место папки с документами уже некуда девать. При отсутствии контроля над ними, что неизбежно в случае набора ими критической массы, может произойти утечка информации. Вплоть до того, что конкурентам станут известны все ваши заветные планы и способы их реализации. Кроме того, проверяющие органы строго следят за тем, чтобы не было у компании десятка уставов, кучи схем оплаты труда и нескольких бухгалтерий. Обидно будет получить изрядный штраф не за дело, а просто по собственной неосторожности.

При наличии большого числа неиспользуемых и просто ненужных документов изрядные средства можно потратить на все виды архивных услуг - за честное хранение и безопасность файлов, которые мы даже в глаза не увидим больше, нужно порой выкладывать солидные суммы.

Стоит ли оно того, если законодательством разрешено в строго оговоренные сроки уничтожать документы, «вышедшие из употребления»?

Для того чтобы избавиться от ненужного бумажного мусора правильно, можно воспользоваться услугами специализированных компаний. За сравнительно небольшую плату, согласно особому договору, производится отбор на уничтожение и ликвидация оговоренного списка документов.

Вот только стоит выбирать поставщиков таких услуг особо тщательно. В конце концов, этот бизнес - один из самых требовательных к честности предпринимателей. Соблазн продать информацию, что и говорить, велик. Большей порядочности стоит ожидать, наверное, только от компаний, чьей деятельностью является оказание всевозможных архивных услуг.

Наличие лицензии на данный вид деятельности, отзывы от клиентов (которые обязательно будут висеть в красивых рамка в офисе компании), консультации с государственными органами – вот три способа, с помощью которых можно определить честность намерений будущего партнера.

Да, следует помнить, что честность в подобного рода сделках должна быть обоюдной – не нужно пытаться таким образом скрыть «неудобные» для компании файлы.